Verander planningschaos in heldere workflows met onze event management software

Start je eerste event in enkele minuten. Dankzij de stapsgewijze setup en kant-en-klare templates ben je razendsnel vertrokken.

Absoluut. Kies het type evenement bij het aanmaken van een nieuw event en je krijgt automatisch een checklist met vooraf ingevulde taken die passen bij dat type event. Start je liever van nul, dan kun je jouw checklist ook opslaan voor toekomstig gebruik.

Krijg direct toegang tot onze leveranciersdatabase vanuit de eventsoftware. Vind leveranciers op basis van locatie en categorie, vraag offertes aan met vooraf ingevulde eventdetails en beheer alle communicatie op één plek. Nadat leveranciers zijn geselecteerd, kunnen ze specifieke toegang krijgen tot relevante taken en tijdlijnen.

Ons ticketsysteem werkt offline voor check-ins, terwijl andere functies zoals draaiboeken printbare back-ups beschikbaar hebben. Wijzigingen in check-ins worden automatisch gesynchroniseerd zodra je weer online bent.

Ja. Stel rechten in voor elke gebruiker. Definieer precies welke informatie en tools elk teamlid, elke leverancier of belanghebbende mag raadplegen. Wijzig toegangsniveaus direct naarmate de behoeften veranderen.

Gratis gebruikers krijgen toegang tot onze selfservice documentatie, waaronder een kennisbank en gratis online trainingsvideo's. .PRO-gebruikers ontvangen platformondersteuning via chat. Enterprise-klanten genieten van premium ondersteuning met speciale onboarding en aangepaste supportcontracten.

Wijzigingen in schema's, taken of budgetten worden onmiddellijk doorgevoerd in alle relevante modules.

Gratis gebruikers kunnen één actief evenement tegelijk beheren, met een onbeperkt aantal opeenvolgende evenementen. .PRO-gebruikers kunnen een onbeperkt aantal gelijktijdige evenementen beheren, zonder beperkingen voor teamleden of leveranciers.

We hanteren beveiligingsmaatregelen van enterprise-niveau, waaronder end-to-end-encryptie, regelmatige beveiligingsaudits en volledige GDPR-compliance. Bovendien zijn we ISO27001-gecertificeerd. Beheer de toegang tot gegevens via rolgebaseerde rechten en multi-factor authenticatie.

Event management software is de set tools die een organisator gebruikt om een evenement te organiseren, coördineren en uit te voeren. Vanaf het eerste concept tot de afbouw. Doorgaans dekt ze moodboards en conceptwerk, budgetten, checklists, leverancierscoördinatie, briefings, draaiboeken, en ticketing of gastenregistratie. De categorie is breed, en de meeste platformen specialiseren zich in één onderdeel ervan. eventplanner.net is gebouwd rond de organisatorische kant van events: de planning, het team, de leveranciers en de uitvoering. Dat maakt het een andere categorie dan registration-gedreven platformen zoals Eventbrite of Cvent, die in eerste instantie rond de gastervaring zijn opgebouwd.

Software voor eventregistratie is ontwikkeld voor de deelnemer: ticketverkoop, inschrijvingsflows, marketingmails, deelnemersgegevens en check-in. Event management software is, in de bredere betekenis, gebouwd voor de kant van de organisator: budgetten, leverancierscoördinatie, draaiboek, briefings, teamtaken, event projectmanagement en alle bewegende stukken die bepalen of het event op de dag zelf vlot verloopt. De meeste bekende platformen zoals Eventbrite, Cvent, Bizzabo, Hopin, ... zitten aan de registratiekant. eventplanner.net zit aan de organisatiekant, met ticketing als één tool tussen vele andere en niet als kern van het platform.

Eventbureaus hebben doorgaans drie dingen nodig die hun klanten niet nodig hebben: de mogelijkheid om veel events parallel te beheren, een privénetwerk van leveranciers dat van project naar project meereist, en een duidelijke rolverdeling tussen het bureauteam en de klant. eventplanner.net is rond precies die workflow gebouwd — meerdere events tegelijk, herbruikbare leveranciersprofielen, briefings die per partner gepersonaliseerd worden, en fijnmazige rechten zodat klanten enkel zien wat ze moeten zien. Het .PRO-pakket is ontworpen voor bureaus en in-house eventteams; het gratis plan beperkt je tot één actief event tegelijk.

Ja. Het gratis plan geeft je één actief event tegelijk met oneindig veel events na elkaar en bevat de kernorganisatietools: moodboards, checklists, budgetten, draaiboeken en ticketing. Er is geen tijdslimiet en geen kredietkaart vereist. Het .PRO-pakket ontgrendelt het organiseren van een onbeperkt aantal evenementen tegelijk, leveranciersbeheer, briefings en team seats. De prijzen staan op de event software prijzen pagina, en zijn niet afgeschermd achter een salescall.

Ja. Je kan klanten, leveranciers, locatiemedewerkers of externe teamleden uitnodigen in specifieke delen van het event, met het toegangsniveau dat bij hun rol past: read-only, enkel commentaar, of volledige bewerkrechten. Klanten kunnen mee het moodboard opbouwen, het budget aftekenen of het draaiboek opvolgen zonder interne commerciële informatie te zien. Leveranciers zien enkel de briefingonderdelen en taken die gekoppeld zijn aan hun deel van het event. Het punt hierachter is hetzelfde als waarom bureaus gedeelde werkruimtes gebruiken: minder e-mailthreads, minder versiedrift, één bron van waarheid voor iedereen die aan het event werkt.

Cvent, Bizzabo, Hopin en de meeste grote enterprise-platformen in deze categorie zijn in eerste instantie gebouwd rond de deelnemerservaring: registratiefunnels, marketing automation, attendee engagement, networking-apps en lead capture. eventplanner.net is gebouwd rond het organiserende team: de budgetten, de leveranciers, de briefings, het draaiboek, het event projectmanagement, de crewplanning en de mensen die het event achter de schermen waarmaken. De twee categorieën overlappen op registratie en check-in, maar het zwaartepunt ligt elders. Is je prioriteit het bereiken en kwalificeren van deelnemers, dan zijn die platformen daarvoor gebouwd. Is je prioriteit het event zelf vlot laten lopen, dan is eventplanner.net daarvoor gebouwd.

Ja. Dezelfde onderliggende tools - moodboards, budgetten, checklists, draaiboeken, leveranciersbeheer, briefings, ticketing - zijn van toepassing op een board off-site, een conferentie met 5.000 deelnemers en een bruiloft met 120 gasten. Wat verandert is het template van waaruit je vertrekt. Wanneer je een event aanmaakt, kies je het type evenement en vult de software een checklist voor dat format vooraf in. Weddingplanners en koppels gebruiken het platform naast corporate eventteams en festivalorganisatoren. De pagina wedding planning software behandelt de huwelijk-specifieke workflows.

Eventgegevens worden opgeslagen op een Europese infrastructuur conform de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming. Het platform is ISO 27001-gecertificeerd, voldoet aan de GDPR of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wetgeving en ondersteunt op rollen gebaseerde toegang, tweefactorauthenticatie en end-to-end-encryptie van wachtwoorden. Gegevens van deelnemers die via ticketverkoop en registratie worden verzameld, worden behandeld als persoonsgegevens in het kader van de AVG/GDPR. Er zijn toestemmingsvelden ingebouwd in het registratieproces en je kunt de gegevens exporteren voor je eigen administratie. Meer informatie vind je op de pagina over beveiliging.