Tips & tricks voor een geslaagd evenement

Communicatie- en eventbureau GUAVA geeft, aan de hand van 4 cases, tips over hoe je het rendement van evenementen kan verhogen.

Als een eventbureau geen duidelijke meerwaarde biedt, waarom zou je er dan beroep op doen?

P&G kiest voor groener transport en voor Guava
12 februari 2009 - Procter & Gamble is een van de grootste producenten van consumentenproducten in de wereld. Het bedrijf gebruikt sinds kort het spoor voor het vervoer van zijn afgewerkte goederen in België. Daardoor vermindert elk jaar de verkeersdrukte op de snelweg met 5.000 vrachtwagentransporten en de CO2-uitstoot met 350 ton. Dit project werd officieel voorgesteld in aanwezigheid van Vlaams minister-president Kris Peeters en Vlaams minister Hilde Crevits.

Guava geeft pers eyecatcher
Het was de bedoeling dat het bedrijf via dit evenement positief het nieuws haalde. Veel pers was dus gewenst... en massaal veel pers was ook op de afspraak. Belangrijk daarvoor was dat GUAVA zorgde voor een visueel sterke inhuldiging. Een immense container werd met een grote kraan op de site gebracht en daar kon minister Crevits met een ruk aan een groot zeil de keuze voor groener transport officieel maken. Als persbelangstelling belangrijk is, zorg dan dat het voor journalisten ook interessant is om erop af te komen. Het helpt dan heel erg als er iets 'te zien' is. Zowel voor de audiovisuele als voor de schrijvende pers zijn beelden heel belangrijk.

De havenindustrie rekent op Guava
18 februari 2009 - GUAVA is ook de vaste partner van talrijke industriële bedrijven in de Antwerpse haven. Het eventbureau organiseerde een evenement voor de start van een nieuw project van het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen. In de haven werden voor meer veiligheid zes radars en extra camera's geïnstalleerd.

Ideale sfeer creëren voor perscontacten en om te netwerken
Het evenement moest vooral dit project bekend maken aan de pers. Bij aankomst werden genodigden onthaald door het Guava-team en kregen ze een naamsticker. Om een aangename sfeer te creëren konden de mensen aan hoge tafels met prachtige bloemdecoratie staan en genieten van aangename achtergrondmuziek. Ook de subtiele lichteffecten gaven het geheel een gezellige sfeer. Daarna begon het officiële gedeelte met speeches van ondermeer Fabricom GTI Suez, Havenbedrijf en het kabinet van Minister Peeters. Nadien werd de radar officieel gestart met een symbolische druk op de knop. Alle gasten konden de eerste beelden van de camera's live volgen op twee grote plasmaschermen. Daarna volgde een rondleiding in het gloednieuwe controlecentrum en een walking dinner. GUAVA creëerde de perfecte sfeer om te netwerken en voor interviews met de pers.

Nieuwe installatie DEC ingehuldigd door minister Crevits
17 februari 2009 - DEC is een onderdeel van de baggergroep DEME en houdt zich bezig met milieuactiviteiten binnen de groep. Hun nieuwe grondreinigingsinstallatie in Zeebrugge werd officieel ingehuldigd door Vlaams minister Crevits.

GUAVA zorgt voor doeltreffend marketinginstrument
GUAVA deed alles gestroomlijnd verlopen: een toelichting voor alle gasten over de installatie op een boot, een begeleid werfbezoek en de eigenlijke officiële inhuldiging. Dat laatste deed de minister met een symbolische druk op de knop. Dit was meteen ook het startsein voor een prachtig vuurwerk. Op een eenvoudige manier wist GUAVA van deze gebeurtenis een doeltreffend marketinginstrument te maken. Een gelegenheid om contacten te leggen en de belangrijke stakeholders bij elkaar te krijgen.

Villabouw Bostoen opent passiefhuis kijkwoning met Guava
11 februari 2009 - Bostoen investeerde fors in de bouw van passiefwoningen die 75% minder energie nodig hebben voor de verwarming. Vanaf nu kunnen deze energiezuinige woningen via een populaire sleutel-op-de-deur formule gebouwd worden. Uniek in België en dit zal een doorbraak betekenen voor deze bouwmethode. GUAVA zorgde voor de officiële opening van de passiefhuis kijkwoning in Lochristi. De opening kon naast minister Crevits en Herman De Croo ook rekenen op een massale persbelangstelling.

Troef: events én communicatie
GUAVA is een partner die events volledig aanpakt. Van bij het persoonlijk uitnodigen van de minister en de andere gasten tot de opening zelf, begeleidde GUAVA het bedrijf op een vakkundige manier. Ook hier bleek het een belangrijke troef dat GUAVA naast een evenementencel ook een eigen communicatieafdeling heeft. Dat is belangrijk om van een evenement een geheel te maken. Voorts bestond het evenement uit enkele speeches, een rondje 'vragen en antwoorden' met de pers, een lunch en verschillende rondleidingen,... GUAVA gaf met haar ervaring in stijlvolle events ook dit nieuwe project een uitstekende start.