Hoe run je een multidisciplinair congres?



Hoe run je een multidisciplinair congres?

Of we het nu hebben over educatieve events, business events of brand events, multidisciplinaire congressen zijn de optimale oplossing als je een divers publiek wil uitnodigen, met verschillende interesses en vakgebieden.

 

Zoals Skift-hoofdredacteur Greg Oates aangeeft is het doel van deze multidisciplinaire congressen om een maximale impact te hebben en om het leerproces te personaliseren voor de bezoekers. Oates legt uit: "organisatoren van congressen ontwikkelen meer multidisciplinaire programmeringen die lenen uit zowel het bedrijfsleven en de creatieve sector, wat zorgt voor een nieuwe combinatie van belevingen".

 

Het doel van dit format is niet alleen de samenkomst van verschillende sectoren door een multidisciplinaire inhoud te bieden, maar ook om netwerkmogelijkheden te bieden tussen mensen met verschillende vaardigheden of vakgebieden.

 

De trend van multidisciplinaire congressen wordt gezien als de "festivalisering van congressen en evenementen", en begon pas onlangs een prominente rol te spelen. In een ander artikel stelt Oates: "de festivaliseringstrend van congressen begon met de multidisciplinaire programmering op SXSW en TED. Daar werden grote denkers uit verschillende sectoren samengebracht om hun meningen over verandering in een nieuwe era van wereldwijde connectiviteit te delen."

 

Zoals je zult begrijpen vraagt de complexiteit van dit type evenementen om een andere aanpak qua planning en het ontwerp van de belevenis van je bezoekers. We geven je een aantal tips om je op weg te helpen:

 

 

Stap 1. Begin met een officiële opening

Multidisciplinaire congressen moeten een kernthema hebben, dat duidelijk de te bespreken onderwerpen vaststelt. Je zou bijvoorbeeld een congres kunnen organiseren over astrofysica (het kernthema) met rondetafelgesprekken en keynote-sprekers, die discussiëren over meerdere subdisciplines. Om ervoor te zorgen dat iedereen de inhoud en de context van het congres zal begrijpen, is het verstandig om te beginnen met een officiële opening voor iedereen. Laat het een introductie zijn voor het evenement, waarin de moderator(s) zal/zullen uitleggen wat de doelstellingen en de dynamiek van het evenement zijn.

 

 

Stap 2. Zorg dat je bezoekers de beleving real-time kunnen personaliseren

Het zorgt voor een grotere impact en meer flexibiliteit als je je bezoekers real-time laat beslissen hoe hun programma eruit zal zien. Bied ze een digitaal rooster, dat ze kunnen gebruiken door verschillende sessies of eventactiviteiten toe te voegen of te verwijderen. Hierdoor geef je je gasten de mogelijkheid om hun eigen beleving in te richten. Daarnaast bied je ze een efficiënte tool waarmee ze zelf kunnen navigeren door de ingewikkeldheid van het multidisciplinair congres.

 

 

Stap 3. Zorg voor organische netwerkmogelijkheden en mix disciplines

Je kan niet zoveel mensen uit verschillende disciplines en vakgebieden uitnodigen zonder ze een netwerkplatform te geven. In dit geval heb je twee opties, die elkaar kunnen aanvullen. Het is ten eerste verstandig om ruimte te creëren in het eventprogramma voor een paar netwerksessies. Je kan gaan voor het traditionele format, of je kan voor een B2B-matchmaking dynamiek zorgen. Je kan ten tweede voor een ruimte zorgen waar mensen tijdens het gehele congres elkaar kunnen ontmoeten. Hier hebben ze de mogelijkheid om te discussiëren en om samen te werken. Op die manier vergroot je de kans dat de juiste mensen waardevolle professionele contacten leggen.

 

 

Stap 4. Integreer verschillende types sessies

Van rondetafelgesprekken en kunstexposities tot startup-pitchwedstrijden en vakbeurzen; tover jouw multidisciplinair congres om tot een cross-creatieve ervaring. Op die manier bied je een geweldige smeltkroes van ideeën en inspiratie aan je bezoekers. Dit zal waarde toevoegen aan hun zakenleven én hun privéleven. Je zorgt zo ook voor een diepgaande meeslepende ervaring, die je gasten eveneens helpt met hun zelfrealisatie en -transformatie.

 

 

Stap 5. Vergeet het entertainment niet

Een multidisciplinaire programmering hoeft niet alleen over onderwijs te gaan. Om te voorkomen dat je publiek te veel informatie te verwerken krijgt, kun je een paar vermakelijke activiteiten toevoegen, zoals korte optredens, of zelfs kleine concerten. Je kan je publiek ook aanmoedigen om hun creatieve en innovatieve vermogen te laten zien door verschillende leuke activiteiten te vermengen waar zij hun directe inbreng moeten tonen. Deze sessies kunnen bijvoorbeeld gaan over doe-het-zelf-workshops, meditatie, of zelfs startup pre-incubators.

 

 

Conclusie

Als we het tegenwoordig over multidisciplinaire congressen hebben, denken we niet meer alleen maar aan rondetafelgesprekken of keynote-sprekers. Deze evenementen nemen gestaag de vorm aan van grote festivals, met het doel om innovatie, creativiteit en waardevol multidisciplinair netwerken aan te moedigen. Daarom lijkt het plannen van een congres vaak op het plannen van meerdere evenementen tegelijkertijd. Ze zijn misschien complex, maar multidisciplinaire congressen zijn een geweldige manier om een maximale impact uit een evenement te halen.

15-09-2017

Comments

Meld je hier aan om te reageren



Lees ook

Events organiseren in New York: do's-and-don'tsEvents organiseren in New York: do's-and-don'ts
Hoe plan je een evenement onder tijdsdruk zonder je hoofd te verliezen?Hoe plan je een evenement onder tijdsdruk zonder je hoofd te verliezen?
BREAKING: vakbeurs Event stoptBREAKING: vakbeurs Event stopt
Advertenties

In de kijker

Huis Happaert

Huis Happaert

Een verborgen parel in het hartje van Antwerpen.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTS - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Saturday
Meer weer

Vacatures

  1. 13-09Sales Manager eventplanner.be - België
    Pink Minds Media bvba
    Antwerpen
  2. 11-09Sales/Account Manager
    Kortrijk XPO nv
    West-Vlaanderen
  3. 22-08Planner (Brussel)
    MaisonRouge
    Vlaams-Brabant [+Brussel]