Heb je jezelf ooit afgevraagd wat de menselijke kant van jouw evenement is? In een wereld waar de snelheid van uitvoering uiterst belangrijk is en waarin digitale belevingen de planning en uitvoering van onze evenementen bepalen, kan het een moeilijke taak zijn om je bezoekers het gevoel te geven dat er echt voor ze wordt gezorgd.
Er is wel een lijst met zaken waaraan je moet voldoen als je een event runt, zoals een netwerkruimte of het zorgen voor kennisoverdracht, maar als het aankomt op het stimuleren van een positief gevoelen bij je bezoekers, is er niets om je op weg te helpen.
De doelstellingen die je nastreeft als planner hangen immers af van de emoties die je bezoekers zullen ervaren, en de indrukken die ze opdoen tijdens het evenement. Dat is zeker niet gemakkelijk, want zoals Nesana Pineda, directeur van Exhibitor Services bij The Freeman Company, aangeeft: "om een blijvende indruk te creëren moet je je publiek diepgaand kennen."
Er is gelukkig iets dat de emotionele toestand van je bezoekers volledig kan bepalen: de sfeer die je neerzet op je evenement. En goed nieuws: jij hebt volledig de controle over dit element. Hier volgen een aantal tips waarmee je de best mogelijke sfeer op je volgende evenement neerzet. Een sfeer waarmee je de harten van je bezoekers verovert. Dit doe je door ze een menselijke, vriendelijke en aantrekkelijke omgeving te bieden.
Tip 1. Kies je muziek op zorgvuldige wijze uit
Hoe vaak heb je wel niet een paar jazz- en chill-out-albums uitgezocht, zonder echt te weten wat erop staat? De muziek is immers niet zo belangrijk; het is gewoon iets dat je aan het begin van het evenement en tijdens de pauzes afspeelt, dus waarom zou je naar alle tracks luisteren? Niets is echter minder waar.
Muziek zet de toon en het ritme van de sfeer op het evenement. Het kan de stemming van je bezoekers aanzienlijk beïnvloeden. Volgens componist en onderzoeker Barry Goldstein: "luisteren naar muziek kan voor emotionele hoogtepunten zorgen. Dit veroorzaakt een verhoogde productie van dopamine, een bepaalde neurotransmitter die wordt aangemaakt door het brein en die zorgt voor het pleziergevoel". Goldstein legt uit: "een compositie van Beethoven kan gebruikt worden om droevigheid aan te geven, terwijl het liedje 'Happy' van Pharrell Williams gebruikt kan worden om vrolijkheid aan te geven". Je kan dus op directe wijze de stemming van je bezoekers beïnvloeden door gewoon de sfeer te zetten met de juiste muziek.
Tip 2. Besteed aandacht aan de inrichting en verlichting van de eventlocatie
Zoals eventplanner.be oprichter Kevin Van der Straeten aangeeft in zijn boek EVENTS: "de locatie is van grote invloed op de sfeer, aantrekkelijkheid en uitstraling van je evenement. Met andere woorden: het kiezen van de juiste eventlocatie kan het verschil betekenen tussen slagen en falen."
De decoratie en verlichting beïnvloeden niet alleen de stemming van je bezoekers, maar ook de mate waarin ze actief deelnemen aan het evenement. Je kan niet verwachten dat je een goede indruk maakt als je geen comfort en esthetiek biedt.
Tegelijkertijd laat een onderzoek van N. Shishegar en M. Boubekri zien dat "daglicht geassocieerd wordt met een verbeterde stemming, met een verhoogd moraal, met minder moeheid en minder stress voor de ogen". Als je een betere sfeer wil zetten tijdens een netwerkdynamiek, kan het bijvoorbeeld goed werken om mensen in een kamer te zetten met genoeg daglicht.
Tip 3. Zorg voor een motiverend verhaal
Om de beste sfeer ooit neer te zetten moet je niet alleen nadenken over de fysieke werkelijkheid, maar ook over de cognitieve werkelijkheid. Probeer een goede indruk op je bezoekers te maken door ruimte te maken voor boeiende verhalen om je evenement te begeleiden. Je kan bijvoorbeeld een inspirerende persoonlijkheid uitnodigen die zijn of haar ervaringen kan delen. Als je je eigen boodschap wil promoten, kan je ook je verhaal in een ervaringsgerichte sessie verpakken, waarbij je de vijf zintuigen van je bezoekers aanspreekt.
Tip 4. Nodig een professionele moderator uit
Maak gebruik van een professional. Goede dagvoorzitters weten hoe ze de aandacht van het publiek kunnen behouden om een betekenisvolle brug te slaan tussen zichzelf en de inhoud van het evenement, waarbij ze ook de sfeer leven inblazen. Het is een goed idee om het eventprogramma door te nemen met de moderator. Jullie kunnen dan beiden zoeken naar interessante manieren om verschillende verhalen aan elkaar te verbinden. Samen kunnen jullie eveneens beslissen op welke specifieke momenten tijdens het programma de moderator spreekt met het publiek. Met een goede moderator heb je gegarandeerd een unieke eventsfeer.
Tip 5. Plan een leuke activiteit
Evenementen kunnen soms best intens zijn, vooral wanneer de bezoekers een boel inhoud te verwerken krijgen. Je kan dus overwegen om in plaats van slechts wat koffiepauzes, ze een aantal leuke activiteiten te bieden die verkwikkend werken op hun geest. Daarnaast vermaak je niet alleen je gasten, maar bied je ook een vriendelijke en ontspannen sfeer.
Conclusie
Bij het plannen van je evenementen mag je niet alleen maar stilstaan bij de logistiek en communicatie. Je moet eveneens een specifieke sfeer ontwerpen die een blijvende indruk achterlaat bij je bezoekers. Daarom is het juist zo belangrijk om te zorgen dat ieder detail, van muziek tot inrichting en soorten activiteiten, een positieve invloed zal hebben op de stemming van je gasten.
Een paar collega's en ik gaan een evenement organiseren voor het bedrijf waar we werken. We gaan inderdaad erop letten dat we de juiste muziek hebben. Interessant om te lezen dat dit zowel de sfeer als het ritme van het evenement kan beïnvloeden. We gaan nog kijken wat voor leuke activiteit we kunnen inplannen.