4 manieren om ervoor te zorgen dat een vergadering niet uitloopt

4 manieren om ervoor te zorgen dat een vergadering niet uitloopt

Als vergaderingen en meetings één lastige eigenschap hebben, is het wel dat ze bijna altijd te lang duren. Wanneer je zelf de planning kan bepalen, bestaan er echter een aantal technieken die kunnen helpen om meetings zo kort en efficiënt mogelijk te houden. Dat verduidelijkt ondernemer Brad Feld in het magazine Quartz.

 

Brad Feld spreekt uit ervaring, want als directeur van de durfkapitaalgroep Foundry bestaat zijn dag grotendeels uit meetings en vergaderingen. Het valt hem daarbij op dat alle meetings die andere mensen voor hem plannen steevast een uur moeten duren. Als hij of zijn assistent een meeting inplannen, reserveren ze daar bewust slechts een half uur voor. Dat is dan ook meteen zijn eerste tip voor managers die hun tijd graag zo efficiënt mogelijk willen gebruiken.

 

1. Dertig minuten is ideaal

Feld heeft meetings van alle mogelijke lengtes uitgetest. Alleen vergaderingen van dertig minuten bleken daarbij echt efficiënt te zijn. "Een kwartier kan dan wel voldoende zijn voor één meeting, maar wanneer je daarvan drie vergaderingen in één uur plant, ben je op het einde van de werkdag bekaf", voert hij aan. "Wanneer de grens van een half uur wordt overschreden, moet dan weer een stimulans tot lanterfanten en rond de pot draaien worden vastgesteld, want de gesprekspartners gaan ervan uit dat er toch meer dan tijd genoeg is om alles te bespreken."

 

2. Organiseer je meeting tijdens een wandeling in plaats van op bureau

Wanneer je slechts met één of twee personen tegelijk wil afspreken, hoef je geen gebruik te maken van je bureau of een vergaderzaal. Wanneer je een vaste wandelroute van ongeveer een half uur hebt, wordt de gesprekspartner verplicht om het met die tijd te doen. Bovendien kan je op die manier meteen rekenen op een dagelijkse dosis beweging.

 

3. Probeer alles zo snel mogelijk af te sluiten

Probeer de gesprekspartners ertoe te bewegen om zo kort en zakelijk mogelijk te zijn. Vanaf het moment dat je het gevoel krijgt dat er enkel nog over koetjes en kalfjes gepraat wordt, mag het signaal worden gegeven geven dat de meeting afgelopen is. Het is tenslotte niet omdat er een half uur of een uur voor de vergadering is gepland, dat je die tijd ook helemaal moet opgebruiken.

 

4. Plan je telefoongesprekken zoveel mogelijk

Voor fysieke meetings en vergaderingen gebruiken de meeste managers dan wel hun agenda, maar voor telefoongesprekken gebeurt dat vrij zelden. Nochtans zijn de meeste telefoons die op een dag dienen te worden afgewerkt, best op voorhand in te schatten. Je zou ze dus ook moeten kunnen plannen en ervoor kunnen zorgen dat ze niet uitlopen. "Dat wordt uiteraard niet gedaan met bijvoorbeeld belangrijke klanten of met de directeur, want die partijen wil je toch het gevoel geven dat er voor hen steeds tijd zal worden gemaakt."

Bron: express.be

Schrijf een comment

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan

Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

 

Lees ook

Advertenties

In de kijker

Nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Tuesday
Meer weer

Vacatures