9 eventtaken die je kan overlaten aan een virtuele assistent



9 eventtaken die je kan overlaten aan een virtuele assistent

Organiseer je een evenement, dan heb je in geen tijd een to-dolijst met duizend en één taken. Locaties zoeken, cateraars contacteren, afspraken maken met leveranciers, sprekers benaderen, inschrijvingen beheren, … en ga zo maar door. Houd je dat allemaal zelf in handen of roep je de hulp in van een virtuele assistent?

 

Ook in België en Nederland bieden meer en meer virtuele assistenten hun diensten aan. Deze professionals hebben vaak veel ervaring met eventorganisatie, marketing of sociale media en kennen dus het klappen van de zweep. Een ander voordeel is dat je zelf timing en uren bepaalt. Of het nu enkele uren per dag of enkele uren per maand is, je weet je verzekerd van een helpende hand op jouw maat.

 

Belangrijk voor een succesvolle samenwerking met een virtuele assistent is, dat je duidelijk communiceert over je vragen, noden en verwachtingen. Dagelijks contact via mail, telefoon of sms, of een wekelijks telefoongesprek op maandagochtend. Alles hangt af van jouw behoefte en voorkeur. Welke taken delegeer je nu het beste aan een virtuele assistent, zodat jij je handen vrij hebt om je zaak te doen groeien? Ter inspiratie zette BizBash er 9 op een rij.

 

1. Agenda

Gebruik een agendasysteem in de 'cloud'. Zo kan je assistent voor jou je agenda beheren, afspraken maken en bevestigen.

 

2. E-mail

Hoeveel tijd spendeer jij aan je inbox? Te veel... Geef dan je assistent toegang tot je e-mailaccount. Hij/zij screent je e-mails, antwoordt in de mate van het mogelijke of stuurt die e-mails die jouw specifieke aandacht vragen, nog eens extra door.

 

3. Research

Laat het initiële research werk over aan je assistent. Hij/zij kan voor jou locaties zoeken en boeken, leveranciers contacteren, transport regelen, entertainment mogelijkheden opsnorren, sprekers zoeken, geschenkjes voorstellen, enz.

 

4. Reizen

Je assistent boekt voor jou en jouw sprekers en eventueel voor andere partijen alle reizen en transport.

 

5. Projectmanagement

Als je een projectmanagement tool gebruikt, geef je assistent dan toegang om bepaalde delen van de planning te beheren, deadlines op te volgen en afgehandelde taken te  controleren.

 

6. Budgetten

Ook het checken van facturen, uitgaven en inkomsten kan je makkelijk in de handen van je assistent leggen.

 

7. Communicatie

Communicatie met deelnemers, sprekers, sponsors, leveranciers, ... kan je gerust aan je assistant overlaten.  

 

8. Proeflezen

Je assistent is de perfecte person om je drukwerk, off- en online communicatiedragers te controleren en na te lezen.

 

9. Social media

Deel je login met je assistant. Hij/zij is de geknipte persoon om inhoud te posten en commentaren op Twitter, LinkedIn, YouTube, ... te beantwoorden.  

22-10-2014

Comments

Heb je al een account op eventplanner.be? Meld je aan

Heb je nog geen account? Schrijf je comment hieronder:

 

Wendy De Laet [The Event Addict bvba]The Event Addict BVBA :)

2014-10-23 - 12:09u

Pauwels Johan [4D-producties]4D-producties: ik zorg mee, denk mee en werk mee.

2014-10-23 - 13:18u



Lees ook

6 tips voor drones op je event6 tips voor drones op je event
Toekomst van sociale media op evenementenToekomst van sociale media op evenementen
Allfence lanceert webshop 'Kies Hekje'Allfence lanceert webshop 'Kies Hekje'
Advertenties

In de kijker

Rotterdam Ahoy

Rotterdam Ahoy

Eén van de meest veelzijdige evenementenlocaties van Nederland.

Nieuwsbrief


Ontdek de nieuwsbrief

Nieuws

EVENTPLANNER - Kevin Van der StraetenBestel nu!

Weer

  • Vandaag
  • Morgen
  • Saturday
Meer weer

Vacatures

  1. 16-11Onthaalmedewerker
    Inkart nv
    Antwerpen
  2. 14-11Sales/accountmanager
    Breepark
    Noord-Brabant
  3. 10-11(On)gewoon creatieve grafische vormgever
    JADA events
    Antwerpen