3% bedrijfsinkomsten naar vergaderingen

3% van de inkomsten van een bedrijf gaat op aan vergaderingen. Dat berekende het onderzoeksbureau Aberdeen Group uit Boston. Vele bedrijven hebben de laatste maanden dan ook grote inspanningen gedaan in het terugschroeven van één-op-één meetings en het bijwonen van conferenties.

Maar zelfs indien videoconferenties beter en goedkoper zijn geworden, denken vele organisaties er baat bij te hebben hun werknemers zakenpartners als verkopers, kopers en commerciële partners fysiek te laten ontmoeten. Vooral multinationale bedrijven met verschillende sites over gans de wereld of zelfs een continent proberen in deze tijden te besparen op zakenreizen. Om die reizen en vergaderingen efficiënter te laten verlopen bestaan verschillende softwarepaketten.

De Amerikaanse afdeling van Toyota slaagde er in zijn totale vergaderkosten met 23% te doen dalen sinds het de planning van deze activiteiten via de StarCite- software doet. Het bedrijf bespaarde ook nog eens 1 miljoen dollar door een applicatie van StarCite te gebruiken die toelaat om geannuleerde boekingen op te sparen -als een vorm van krediet- en later opnieuw te activeren, wanneer werknemers van Toyota ergens moeten samenkomen.

Toch mag ook niet blind bespaard worden op vergaderkosten en zakelijke verplaatsingen. Onderzoekers van Oxford Economics merken op dat bedrijven verder moeten kijken dan de onmiddellijke financiële voordelen die worden gerealiseerd door de besparingen op zakenreizen.

De onderzoekers stellen dat elke dollar die in een bedrijfsbezoek wordt geïnvesteerd een return tussen 15 dollar en 19,99 dollar oplevert. Bij beurzen is dat 4 dollar tot 5,99 dollar, terwijl dat bij zakenreizen 12,5 dollar bedraagt, met een gemiddelde winst van 3,8 dollar. Het is onproportioneel om bij een omzetdaling van 5 procent de budgetten met 30 procent af te bouwen.'